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28 de Fevereiro de 2018

Os benefícios do Gerenciamento de Projetos Ágeis em empresas inovadoras

 

O mundo dos negócios vive atualmente uma grande onda de empreendedorismo, sendo que a cada momento, de onde menos se espera, pode surgir o novo bilionário do globo.

Milhões de pessoas de todas as idades, independentemente de nacionalidade ou crenças, perceberam que o mercado anseia por novas ideias que surjam como solução para necessidades ou problemas. Gerando também receitas consideráveis pela sua aceitação perante o mercado de usuários de serviços ou produtos, sejam eles online ou offline.

Os projetos originados nesse ambiente cada vez mais conectado e competitivo, onde milhões de novas ideais surgem a cada minuto, exigem de seus empreendedores extrema velocidade e acuracidade nos processos de modelagem, validação do mínimo produto viável, ações corretivas e lançamento do produto no mercado, para o início da sua carteira de clientes e geração de receitas.

Nesse momento nos deparamos com um ponto crucial para qualquer projeto:

AGILIDADE X PRESSA

Os últimos cinco anos atuando como Profissional de Gerenciamento de Projetos colocou-me em contato com projetos, ideias e negócios dos mais variados segmentos de atuação e de mercado.

Desde agronegócios (pecuária e reflorestamento), passando por serviços, tecnologia, participando também de vários eventos de startups, como pitch’s e startup weekends.

Durante esses eventos tive a oportunidade de conhecer e conversar com muitos empreendedores e idealizadores de serviços ou produtos, percebendo uma característica presente em boa parte deles: ansiedade e angústias com relação aos seus empreendimentos, o que na maioria das vezes os direcionava à pressa.

A implantação de um empreendimento é sempre um projeto, pois tem início e fim, entregando um resultado único (PMBoK 5ª edição). Independentemente do seu tamanho, escala, investimento ou segmento de mercado.

Não há nada pior para o sucesso de um projeto do que a pressa.

Ela leva o empreendedor a cometer erros que poderão ser fatais para o seu empreendimento, como:

  • Falhas na determinação do escopo;
  • Erros na estimativa e gestão do cronograma;
  • Estouros de orçamento;
  • Problemas com gestão de pessoas;
  • Não gestão da qualidade;
  • Ausência de análise de riscos;
  • Problemas com aquisições;
  • Falta de comunicação na equipe e no ambiente em que o projeto está inserido.

Em outras palavras, o empreendedor está vivendo um pesadelo sem fim!

gerenciamento de projetos

O pesadelo pode se instalar no desenvolvimento do projeto, dependendo diretamente das escolhas e dos passos adotados pelo empreendedor.

MAS, COMO TER SUCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

O primeiro ponto, fundamental ao sucesso do empreendimento, é a modelagem do projeto.

Essa etapa pode ser desenvolvida utilizando várias ferramentas que definirão com clareza a essência do projeto. Identificando de maneira direta o serviço ou produto oferecido, quais dores e necessidades ele atende, quem é o cliente, quais os canais de contato com o cliente e com o mercado, parceiros, fornecedores e a estrutura necessária para o desenvolvimento do projeto.

O próximo, após definido com clareza o modelo de negócio, será a análise de viabilidade baseada em um Plano de Negócios.

O Plano de Negócios é um estudo baseado em várias ferramentas administrativas, econômicas e estatísticas, que permite ao empreendedor analisar a operação estimada do seu projeto.

Considerando também a composição de cenários em diversos ambientes que abrangem variação de taxas de juros, mercado aquecido ou recessivo, variação de preços de insumo e demais estimativas.

plano de negócios é importante para o gerenciamento de projetos

Tendo os cenários definidos, é possível avaliar os indicadores do projeto, tais como:

  • Retorno sobre o Investimento (ROI);
  • Rentabilidade do Projeto;
  • Lucratividade;
  • Payback (Simples e Descontado);
  • Valor Presente Líquido (VPL);
  • Taxa Interna de Retorno (TIR);
  • Valuation do Projeto.

As etapas apresentadas até agora são fundamentais para o bom desenvolvimento do projeto, porém são consideradas atividades pré-projeto, ou seja, ainda não estamos atuando diretamente no projeto ou no gerenciamento do mesmo.

A importância do pré-projeto

Essas etapas são imprescindíveis para a análise e aprovação ou não do projeto, pois até esse momento não houve ainda investimentos diretos na implantação ou execução do projeto.

A partir do momento em que é identificada a viabilidade do projeto, então partimos para ações práticas que exigirão investimentos diretos e também a utilização de uma metodologia estruturada para garantir o máximo de chances de sucesso.

Em geral, para projetos de startup, o próximo passo seria a realização de uma Prova de Conceito (POC) ou até mesmo a validação do serviço ou produto por meio de um MVP (Produto Mínimo Viável).

As etapas descritas até agora são muito importantes, porém podemos dizer que deste ponto em diante as etapas ficarão extremamente críticas no projeto, pois os próximos passos envolverão ainda mais a dedicação de recursos físicos e humanos, aumentando também os riscos desse empreendimento.

GERENCIANDO PROJETOS ÁGEIS

Agora realmente entraremos no cerne da questão desse artigo: o Gerenciamento de Projetos em ambientes ágeis, que envolvem projetos inovadores ou empresas inovadoras.

gerenciamento de projetos ageis

O principal ponto que caracteriza um projeto de empresa inovadora ou startup está relacionado ao escopo do projeto.

Escopo do Projeto é a descrição clara do que será entregue no final do gerenciamento do projeto, baseada em definições técnicas, requisitos, premissas, restrições, memorial descritivo, croquis, descrição do projeto, fotos ou vídeos.

O Escopo é diretamente influenciado pelo Ciclo de Vida do Projeto, que pode ser classificado como preditivo, incremental ou adaptativo.

A grande maioria dos projetos inovadores são considerados de ciclo de vida adaptativo. Eles se caracterizam por não possuírem um projeto fechado e pré-determinado, tendo grande parte do seu escopo desenvolvido por validações durante o gerenciamento do projeto.

A grande diferença que devemos estar atentos ao gerenciarmos projetos inovadores está nesse pequeno detalhe, que faz toda a diferença para o sucesso do resultado: o Escopo parte de uma ideia inicial e será refinado durante o gerenciamento do próprio projeto, por meio de validações parciais com as principais partes interessadas.

Na maioria das vezes o patrocinador, a equipe do projeto, o cliente e os usuários do serviço ou produto (para alguns projetos há uma distinção entre cliente e usuário).

Essa característica exige do empreendedor e do responsável pela gestão do projeto atenção maior ao Escopo, até mesmo em detrimento à metodologia ou aos processos adotados para o Gerenciamento do Projeto.

As metodologias para gerenciar projetos

A área de Gerenciamento de Projetos tem apresentado grande evolução e direcionamento para projetos ágeis nos últimos anos, entendendo e suprindo a demanda desse mercado.

Quando falamos de Gerenciamento de Projetos, existem várias metodologias e frameworks de trabalho. Como SCRUM e PRINCE2, e práticas de nível mundial, consolidadas em Guias Práticos como o PMBoK (Project Management Book of Knowledge), emitido a cada quatro anos pelo PMI (Project Management Institute).

O Gestor de Projeto, de acordo com o desafio que tem pela frente, cria o seu Plano de Gerenciamento do Projeto baseado na metodologia e nas práticas que entender serem as mais adequadas.

Não sabe como gerenciar seu projeto?

O PMBoK apresenta, em seu Guia Prático de Gerenciamento de Projetos, 47 (quarenta e sete) processos de gerenciamento, distribuídos em 10 (dez) áreas de conhecimento:

  • Gerenciamento da Integração
  • Escopo
  • Tempo
  • Custos
  • Qualidade
  • Recursos Humanos
  • Comunicação
  • Riscos
  • Aquisições
  • Partes Interessadas

Muitos profissionais consideram o PMBoK um guia muito extenso e pesado, para servir de referência no gerenciamento de projetos inovadores ou startup.

Ocorre aqui um engano muito comum. O gestor de projetos não é obrigado a utilizar os 47 processos descritos no guia PMBoK na criação do seu plano de gerenciamento do projeto.

Tendo compreendido o perfil do projeto, e principalmente seu escopo e ciclo de vida, o gestor do projeto criará o plano de gerenciamento do projeto baseado nos processos que ele entende serem os mais eficazes, assim como a metodologia a ser utilizada, desde que respeite as 10 áreas de conhecimento.

Adaptabilidade das metodologias

O guia PMBoK pode perfeitamente ser aplicado em projetos ágeis, pois ele se adapta perfeitamente às metodologias ágeis, como SCRUM.

Em resumo, para finalizar o artigo dentro do objetivo proposto para o entendimento de todos, projetos ágeis podem ser geridos por meio de processos do PMBoK em conjunto com a metodologia SCRUM.

O ponto fundamental que o gestor deve estruturar em seu cronograma, dentro do plano de gerenciamento de projetos, são os marcos de entregas parciais e de validação do andamento do projeto junto ao cliente, aos patrocinadores e partes interessadas com poder de decisão no projeto.

Dessa maneira, a evolução do escopo do projeto fará com que o resultado seja aceito pelo cliente.

Reduzindo então, os riscos de rejeição ou de não cumprimento das expectativas, das necessidades e dos requisitos iniciais.

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